Cách tạo sổ tay đào tạo

Hình ảnh nào xuất hiện trong đầu bạn khi bạn nghe đến cụm từ “hướng dẫn đào tạo”? Rất có thể bạn tưởng tượng ra một cuốn sách in nhỏ hoặc một tập sách nhỏ. Tất nhiên, định dạng này vẫn tồn tại, nhưng các sách hướng dẫn như vậy có xu hướng nặng văn bản và việc đọc chúng thường là một trải nghiệm buồn tẻ và mất rất nhiều thời gian. Thật khó để tìm được một nhân viên thích nghiên cứu sách hướng dẫn này.

May mắn thay, bây giờ có nhiều lựa chọn khác. Công nghệ đã thay đổi cách chúng ta tạo ra các sổ tay đào tạo và cách chúng ta nhìn thấy chúng. Sổ tay kỹ thuật số hiện đại có thể hấp dẫn về mặt hình ảnh, ngắn gọn nhưng hiệu quả và hấp dẫn đối với nhân viên. Ví dụ, thay vì ép buộc nhân viên của bạn đọc một cuốn sách nhỏ về hoạt động an toàn cháy nổ nhàm chán, bạn có thể tạo một sổ tay hướng dẫn trực tuyến tương tác mà nhân viên của bạn sẽ rất vui khi tham gia.

Trong bài viết này, chúng tôi đã tổng hợp một số điểm chính bạn cần xem xét và các bước bạn có thể làm theo để tạo sổ tay đào tạo mà nhân viên sẽ yêu thích.

Sách hướng dẫn đào tạo là gì?

Sổ tay đào tạo là một tập hợp các hướng dẫn được sử dụng để cải thiện chất lượng của một nhiệm vụ, quá trình hoặc công việc. Mục tiêu cuối cùng của nó là cung cấp cho nhân viên tất cả các công cụ và thông tin cần thiết để họ hoàn thành xuất sắc công việc của mình.

Có hai loại sổ tay đào tạo:

Sổ tay nhân viên

Đây là những hướng dẫn sử dụng mà những người mới tuyển dụng có được khi họ vào công ty. Chúng cung cấp các quy tắc và quy định mà mọi nhân viên cần tuân theo tại nơi làm việc, cùng với thông tin chung về công ty: sứ mệnh, giá trị và văn hóa của công ty. Mục đích chính của cuốn sổ tay là đặt ra những kỳ vọng rõ ràng cho nhân viên, đồng thời nêu rõ các nghĩa vụ pháp lý và quyền lợi của nhân viên. Một khía cạnh quan trọng khác của sổ tay hướng dẫn này là giới thiệu cho người mới biết về văn hóa doanh nghiệp và cách họ có thể hòa nhập.

Ví dụ, cuốn sổ tay của Disqus được chia thành hai phần: nửa đầu là tài liệu chính thức, “hợp pháp”, và phần thứ hai là sách văn hóa .

Hướng dẫn theo nhịp độ của bản thân

Các hướng dẫn đào tạo này cung cấp thông tin cụ thể liên quan đến vị trí công việc. Chúng cho phép nhân viên thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả và giúp đỡ họ nếu họ gặp khó khăn ở đâu đó trên đường đi. Do đó, sách hướng dẫn đào tạo dành cho trợ lý phòng thí nghiệm sẽ hoàn toàn khác với sổ tay dành cho kỹ sư hỗ trợ khách hàng.

Cũng có thể có các hướng dẫn liên quan đến nhiệm vụ hoặc liên quan đến dự án, như hướng dẫn viết bản ghi nhớ hoặc hướng dẫn sử dụng Google Analytics.

Tại sao Sổ tay Huấn luyện lại Quan trọng?

Sổ tay hướng dẫn đào tạo là nguồn tài nguyên quý giá cho công ty của bạn và sẽ không bao giờ lỗi thời. Nhân viên của bạn sẽ sử dụng sách hướng dẫn từ năm này sang năm khác và đây là những lợi ích mà bạn có thể mong đợi:

• Giới thiệu nhân viên mới nhanh hơn. Bằng cách hiểu rõ nơi cần đến và có tất cả các hướng dẫn cần thiết, nhân viên mới nhanh chóng tiếp thu kiến ​​thức, kỹ năng, hành vi và trở thành thành viên hiệu quả của công ty.
• Hiệu quả nhân viên tốt hơn. Sổ tay hướng dẫn đào tạo giúp nhân viên phát triển và thăng tiến trong công việc. Họ đảm bảo rằng nhân viên không bỏ lỡ các hướng dẫn quan trọng. Từng bước, mọi người đạt được mục tiêu của họ nhanh hơn.
• Giữ chân nhân viên cao hơn. Khi nhân viên đối mặt với các vấn đề trong công việc, cảm thấy xấu hổ khi yêu cầu giúp đỡ và không có công cụ hỗ trợ nào để tham gia, họ sẽ thất vọng và chán nản. Bằng cách có thông tin họ cần, nhân viên có thể tìm ra giải pháp và tự giải quyết các vấn đề, thúc đẩy sự hài lòng của họ.
• Khối lượng công việc của nhân viên ít hơn. Cung cấp cho nhân viên tất cả các hướng dẫn cần thiết có nghĩa là giúp các nhà quản lý và chuyên gia nhân sự không phải trả lời lặp đi lặp lại những câu hỏi giống nhau. Họ có thể sử dụng thời gian này cho các nhiệm vụ quan trọng hơn, như phát triển chiến lược kinh doanh hoặc tuyển dụng nhân tài mới.
• Ít sai lầm tốn kém hơn. Không tuân thủ các quy tắc có thể khiến bạn phải trả giá đắt. Ví dụ: nếu hóa đơn không được gửi chính xác, công ty của bạn sẽ không nhận được tiền cần thiết. Bạn có thể giảm thiểu rủi ro này bằng cách ghi tất cả các thủ tục của mình vào sổ tay đào tạo.

Hướng dẫn từng bước để tạo sổ tay đào tạo

Tạo một sổ tay đào tạo không quá phức tạp như bạn có thể thấy ngay từ cái nhìn đầu tiên. Nhưng như với bất kỳ quy trình nào, nó có nhiều bước. Chúng tôi đã tập hợp các bước lại với nhau để làm cho quá trình này dễ dàng hơn cho bạn. Chỉ cần làm theo hướng dẫn này, và bạn sẽ làm đúng.

Bước 1. Hiểu nhiệm vụ của bạn

Trong bước đầu tiên, bạn cần tiến hành kiểm tra đào tạo. Tìm kiếm các nhiệm vụ và quy trình tại nơi làm việc của bạn có thể được sắp xếp hợp lý, xem xét liệu bạn có thể cải thiện chúng bằng cách ghi lại các thủ tục và xác định loại sổ tay đào tạo sẽ hữu ích trong từng trường hợp. Ví dụ:

Bước 2. Xác định định dạng thủ công

Bây giờ bạn đã biết loại sổ tay đào tạo bạn cần tạo để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, đã đến lúc quyết định bạn sẽ sử dụng định dạng nào để trình bày sổ tay của mình cho nhân viên. Dưới đây là một số tùy chọn phổ biến:

• Sách hướng dẫn in hoặc tập sách nhỏ
• Hướng dẫn sử dụng PDF hoặc Word
• Bài viết
• Online courses
• Video tutorials
• Brief interactive modules

When choosing a format, you need to consider the kind of topic you want to cover. For example, if you want to demonstrate how to use software, then you’d better opt for a screencast. If you’re going to instruct your new employees on company rules and procedures, then you may want to create a PDF handbook, like Disqus did, or make an online course.

Step 3. Create the content

Printed booklets are quite easy to create. In fact, you only need a text editor and a printer. But this simplicity has a price: reading such materials is boring and not very effective for knowledge retention.

On the other hand, interactive modules, courses and videos require certain investments of labor. In addition, you need specific software to create such content. But you can be sure that this approach will pay off: after all, when you invest in creating an interesting manual once, you can then use it to train hundreds of employees.

To avoid buying numerous expensive solutions and switching between the tools, you can select an all-arounder, like dao-tao-truc-tuyen Suite Max. It is a complete authoring toolkit that will let you create manuals and other learning materials in the format of online courses, with quizzes, videos, role-plays, and interactions. It works as a PowerPoint add-in, so if you already know how to use PowerPoint, then working with dao-tao-truc-tuyen Suite Max will be very easy.

Let’s look at examples of the manuals you can create with dao-tao-truc-tuyen :

Online courses

This kind of manual consists of slides with text, pictures, and “Next” buttons. You can build it from scratch the same way you create PPT slides — or, if you have an existing PowerPoint presentation with instructions, convert it to an online manual with just a few clicks. dao-tao-truc-tuyen keeps all the PowerPoint animations, timings, and triggers intact.

Here’s a slide from a cyber security manual, created with dao-tao-truc-tuyen Suite Max:

To make sure your employees understood the information covered in your manual, you can enhance your course with a quiz. With dao-tao-truc-tuyen Suite Max, you can build engaging graded assessments with fourteen question types, including multiple choice, fill in the blank, drag and drop, matching, and sequencing.

Video tutorials

Một số quy trình, chẳng hạn như sửa chữa máy tính xách tay hoặc sửa máy in, có thể khó giải thích nếu chỉ sử dụng văn bản và hình ảnh. Tuy nhiên, bằng cách xem video có tường thuật rõ ràng, phụ đề và điểm nổi bật của các điểm chính, ngay cả nhân viên mới cũng có thể thực hiện nhiệm vụ của họ.

Tất nhiên, bạn có thể quay video như vậy bằng máy ảnh của mình, nhưng để làm cho video trông chuyên nghiệp và nâng cao hình ảnh và chú thích, bạn sẽ cần phần mềm chỉnh sửa video riêng biệt. Nếu bạn có dao-tao-truc-tuyen Suite Max, bạn có thể quay và chỉnh sửa video webcam bằng một công cụ duy nhất.

Nếu bạn muốn hướng dẫn nhân viên cách sử dụng đúng cách một số công cụ kỹ thuật số, chẳng hạn như CRM hoặc dịch vụ email, thì giải pháp tốt nhất là ghi lại một video truyền hình. Với dao-tao-truc-tuyen , bạn có thể chụp màn hình một mình, cùng với webcam hoặc âm thanh. Bạn thậm chí có thể đánh dấu con trỏ và thêm âm thanh nhấp chuột để thu hút sự chú ý vào các thao tác của bạn trên màn hình. Thêm gợi ý trực quan cho từng bước để nhân viên của bạn có thể dễ dàng lặp lại các hành động của bạn:

Mô-đun tương tác ngắn gọn

Nếu bạn muốn cung cấp cho nhân viên của mình hướng dẫn nhanh, chẳng hạn như cách thực hiện phân tích SWOT, hình dung các giá trị thương hiệu của bạn hoặc giới thiệu chuyến tham quan văn phòng trực tuyến, thì bạn có thể sử dụng các tương tác. dao-tao-truc-tuyen Suite Max đi kèm với mười bốn kiểu tương tác. Bạn chỉ cần chọn một mẫu phù hợp và điền vào nó với văn bản và hình ảnh của bạn.

This is a slide from a quick manual that introduces your office and future workplace to your new hire:

Step 4. Deliver a manual to your employees and track their progress

You’ve put a manual in your hands. Perhaps you’ve created an interactive masterpiece, or maybe you didn’t have the time or money to do so and have had to use PDF instructions. Whatever your content, you need to deliver it to all employees and make sure they study it.

The best solution here is a learning management system (LMS). An LMS will let you house all of your manuals and other learning materials under one roof, as well as assign the content to your employees and keep track of how they’re vieVang Radio it.

Nếu bạn chưa có LMS, hãy chọn một nền tảng trực quan như Lamyoutube  để bắt đầu trải nghiệm đào tạo trực tuyến ngay lập tức.

Với dao-tao-truc-tuyen LMS, bạn có thể:

• Tạo cơ sở kiến ​​thức thống nhất để lưu trữ tất cả các sách hướng dẫn đào tạo và nội dung giảng dạy khác
• Phân khúc đối tượng để cung cấp cho nhân viên của bạn các lộ trình học tập được cá nhân hóa
• Tự động hóa các nhiệm vụ quản lý đào tạo, chẳng hạn như gửi lời mời và lời nhắc cũng như quản lý thời hạn
• Tạo báo cáo chi tiết để đánh giá sự thành công của việc đào tạo nhân viên của bạn
• Cung cấp khóa đào tạo khi đang di chuyển với ứng dụng dành cho thiết bị di động gốc Lamyoutube
• Tùy chỉnh hệ thống với thương hiệu công ty của bạn để có trải nghiệm người dùng liền mạch
• Thu hút nhân viên của bạn bằng các công cụ đánh bạc, như huy hiệu và bảng xếp hạng

Bước 5. Thu thập phản hồi và cập nhật nội dung của bạn

Khi nhân viên của bạn đã nghiên cứu sổ tay đào tạo, đã đến lúc thu thập phản hồi. Điều này sẽ cho phép bạn tìm hiểu xem sổ tay hướng dẫn hữu ích như thế nào đối với nhân viên của bạn và làm thế nào để cải thiện nó.

Đặt câu hỏi cho sinh viên của bạn về kinh nghiệm học tập của họ. Ví dụ: bạn có thể gửi email cho họ một bản khảo sát được tạo trong Google Biểu mẫu hoặc dao-tao-truc-tuyen Suite Max. Điều tốt nhất khi sử dụng dao-tao-truc-tuyen là bạn có thể tạo các câu hỏi theo thang điểm Likert cho phép bạn xem tất cả các nửa cung giữa “kém” và “xuất sắc” và “rất đồng ý” và “rất không đồng ý”.

Sau khi xem xét những thông tin chi tiết này về cách làm cho sổ tay của bạn tốt hơn nữa, bạn có thể muốn cập nhật nó: thêm thông tin có giá trị hơn, tinh chỉnh thiết kế hoặc thậm chí đặt sổ tay sang định dạng khác. Nó cũng có thể cần được cập nhật nếu một số quy trình trong công ty của bạn đã thay đổi hoặc bạn đã phát hành các sản phẩm và tính năng mới hoặc chính phủ quyết định sửa đổi luật.

Đảm bảo thu thập tất cả các tệp nguồn cho sách hướng dẫn của bạn để bạn có thể dễ dàng quay lại và cập nhật chúng.

5 Yếu tố của Mẫu Sổ tay Đào tạo

Nếu bạn là một doanh nghiệp lớn với hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn nhân viên, bạn có thể cần một số lượng đáng kể các tài liệu hướng dẫn đào tạo cho các vai trò công việc khác nhau.

Tất nhiên, việc tạo từng sổ tay từ đầu rất tốn thời gian. Cách tốt nhất để giảm thời gian phát triển là tạo một mẫu sổ tay đào tạo một lần. Bạn sẽ quan tâm đến các yếu tố cơ bản, như hình dạng, kết cấu và màu sắc, sau đó có nhiều thời gian và không gian hơn để tập trung vào nội dung. Điều này cũng sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các tài liệu học tập của bạn có giao diện nhất quán và phù hợp với tổ chức của bạn.

Nếu bạn định tạo sổ tay đào tạo dưới dạng các khóa học trực tuyến, thì việc tạo mẫu có thể cực kỳ dễ dàng. Một số công cụ soạn thảo đi kèm với các mẫu tạo sẵn, vì vậy bạn có thể sử dụng chúng như cũ hoặc chỉnh sửa chúng một chút để thể hiện tốt nhất thương hiệu của mình.

Ví dụ: dao-tao-truc-tuyen Suite Max cung cấp quyền truy cập vào hơn 450 mẫu. Hãy kiểm tra chúng và xem các yếu tố cơ bản mà một mẫu sổ tay đào tạo nên bao gồm:

1. Màn hình chào mừng

Màn hình chào mừng là nơi bạn có thể thêm tiêu đề và mô tả sách hướng dẫn của mình. Họ phải giới thiệu một cách súc tích chủ đề của sổ tay cụ thể và giải thích cho người học tiềm năng về lợi ích của họ khi nghiên cứu nó.

2. Mục tiêu

Tại đây, bạn có thể phác thảo những kiến ​​thức và kỹ năng mà nhân viên của bạn sẽ có được sau khi hoàn thành khóa đào tạo. Các mục tiêu được xây dựng phù hợp đảm bảo rằng người học biết những gì mong đợi và cảm thấy chuẩn bị tốt hơn cho khối lượng công việc.

3. Menu chính

Trang chiếu này chứa mục lục. Nó cho phép người học của bạn di chuyển sang các mô-đun khác nhau trong sách hướng dẫn của bạn.

4. Nội dung thủ công

Nội dung mô-đun là trọng tâm của quá trình đào tạo của bạn. Các bố cục khác nhau có thể được thay thế cho các loại nội dung khác nhau. Đây là vài ví dụ:

Trang trình bày hình ảnh	Sản phẩm của công ty	Băng hình
Số liệu thống kê	Quy trình	Vấn đề và giải pháp

5. Kết luận

Trang trình bày này tóm tắt kết quả mà người học đã đạt được. Tại đây, bạn có thể phác thảo các kỹ năng và kiến ​​thức mà họ có được, chúc mừng nhân viên đã hoàn thành thành công khóa đào tạo hoặc hướng họ đến bước tiếp theo của chương trình đào tạo.

Câu hỏi thường gặp

Chúng tôi đã tổng hợp danh sách Câu hỏi thường gặp về sổ tay đào tạo và chúng tôi sẽ cập nhật blog này với bất kỳ câu hỏi mới nào bạn hỏi trong phần nhận xét.

Sổ tay và sách hướng dẫn có giống nhau không?

Sổ tay và sách hướng dẫn về cơ bản giống nhau. Tuy nhiên, có một sự khác biệt nhỏ: sổ tay tập trung hơn vào các quy tắc, quy định và chính sách, trong khi sổ tay cung cấp các hướng dẫn và chỉ dẫn.

Mục đích của hướng dẫn sử dụng là gì?

Hướng dẫn sử dụng cung cấp các giải thích rõ ràng về cách mọi người nên sử dụng một sản phẩm từ quan điểm chức năng kinh doanh. Loại hướng dẫn này phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, không có thuật ngữ kỹ thuật và nó cần bao gồm các tính năng hoặc chức năng chính của sản phẩm.

Làm thế nào để tạo một sổ tay đào tạo có tính tương tác?

Với các công cụ soạn thảo như dao-tao-truc-tuyen Suite Max, bạn có thể biến các hướng dẫn nhàm chán thành nội dung tương tác hấp dẫn. Đây chỉ là một số cách để thêm tính tương tác vào sổ tay của bạn:

• Sử dụng các tình huống phân nhánh để cho phép nhân viên chọn con đường riêng của họ trong một sổ tay hướng dẫn, cung cấp trải nghiệm học tập cá nhân cho mỗi người học.
• Kết hợp các câu đố . Làm phong phú sổ tay của bạn với các câu đố tương tác, như kéo và thả và các hoạt động điểm phát sóng.

• Thêm tương tác . Đưa các mô-đun tương tác ngắn gọn nói trên vào sổ tay đào tạo của bạn.

Lời kết

Các công ty đầu tư vào đào tạo doanh nghiệp có thu nhập trên mỗi nhân viên cao hơn 218% so với các tổ chức không đào tạo chính thức. Điều này không có gì đáng ngạc nhiên, vì họ nhận được lợi tức từ khoản đầu tư đó thông qua năng suất và hiệu quả của nhân viên tốt hơn.

Originally posted on 13/03/2022 @ 01:04